Niederlassungs-Isolation

Einführung

Die Funktion Niederlassungs-Isolation ermöglicht es Organisationen, den Datenzugriff innerhalb der Plattform zu steuern. Durch die Zuweisung von Templates, Geräten, Codes und Kunden zu bestimmten Niederlassungen können Unternehmen sicherstellen, dass nur Mitarbeiter der entsprechenden Niederlassung Zugriff auf diese Daten haben. Dadurch bleiben Tickets, Video Sessions, Aufgaben und Statistiken innerhalb der jeweiligen Niederlassung isoliert. Diese Funktion ist besonders vorteilhaft für multinationale Unternehmen oder Organisationen mit mehreren Standorten, um interne Geschäftsbereiche klar voneinander zu trennen.

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So aktivieren Sie die Niederlassungs-Isolation

1. Navigieren Sie im Seitenmenü zu MEINE FIRMA.
2. Öffnen Sie den Einstellungen-Tab.
3. Suchen Sie im Bereich Datenschutz die Einstellung "Daten nach Niederlassung isolieren" und aktivieren Sie sie. (Bild)

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Wie funktioniert die Niederlassungs-Isolation?

• Mitarbeiter können einer oder mehreren Niederlassungen zugewiesen werden – oder keiner. (Bild)(Bild)(Bild)
• Templates, Geräte, Codes und Kunden können einer oder mehreren Niederlassungen zugewiesen werden – oder keiner. (Bild)(Bild)(Bild)
• Zugriffsbeschränkung: Je nach gewähltem Isolationsmodus (Bild) können Nutzer:
  1. Nur die Entitäten ihrer eigenen Niederlassung(en) sehen.
  2. Sowohl die Entitäten ihrer eigenen Niederlassung(en) als auch Entitäten ohne Niederlassungszuweisung sehen.
• Mitarbeiter ohne Niederlassungszuweisung (z. B. globale Manager) haben Zugriff auf alle Daten.

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Strategien zur Implementierung der Niederlassungs-Isolation

Option 1 - Basis-Niederlassungs-Isolation

Ziele:

✔ Mitarbeiter sehen nur die Daten, die mit ihrer Niederlassung verbunden sind.
✔ Globale Manager haben Zugriff auf alle Daten.
✔ Templates bleiben nicht eingeschränkt (zugänglich für alle Niederlassungen).

Schritte:

1. Basis-Niederlassungs-Isolation aktivieren:
   • Einstellung: „Zugehörige Entitäten & Entitäten ohne Beziehungen anzeigen“ (Bild).
2. Niederlassungen erstellen. (Artikel)
3. Mitarbeiter den jeweiligen Niederlassungen zuweisen. (Bild)
4. Globale Manager nicht zuweisen, damit sie uneingeschränkten Zugriff behalten.
5. Kunden, Geräte und Codes den jeweiligen Niederlassungen zuweisen.
6. Templates unzugewiesen lassen, damit alle Mitarbeiter darauf zugreifen können.

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Option 2 - Strikte Niederlassungs-Isolation

Ziele:

✔ Mitarbeiter sehen nur die Daten, die ihrer Niederlassung zugewiesen sind.
✔ Globale Manager haben Zugriff auf alle Daten.
✔ Templates müssen zugewiesen werden, damit Mitarbeiter darauf zugreifen können.

Schritte:

1. Strikte Niederlassungs-Isolation aktivieren:
   • Einstellung: „Nur zugehörige Entitäten anzeigen“ (Bild).
2. Niederlassungen erstellen. (Artikel)
3. Mitarbeiter den jeweiligen Niederlassungen zuweisen. (Bild)
4. Globale Manager nicht zuweisen, damit sie uneingeschränkten Zugriff behalten.
5. Kunden, Geräte und Codes den jeweiligen Niederlassungen zuweisen.
6. Templates allen Niederlassungen zuweisen, damit Mitarbeiter darauf zugreifen können. (Bild)
   Alternative: Eine eigene „Template“-Niederlassung erstellen und diese allen Mitarbeitern zuweisen.

❗ Wichtig: Die strikte Niederlassungs-Isolation ist nicht geeignet, um externe Dienstleister in die Plattform zu integrieren.

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Wichtige Regeln & Berechtigungen

✔ Mitarbeiter, Teams, Templates, Geräte, Codes und Kunden können Niederlassungen zugewiesen werden.
✔ Nur Administratoren können Mitarbeiter einer Niederlassung zuweisen.
✔ Mitglieder können Niederlassungen nur Geräten und Codes zuweisen.
✔ Mitarbeiter (alle Rollen) können nur Niederlassungen zuweisen, zu denen sie gehören. (Bild)
✔ Mitarbeiter ohne Niederlassungszuweisung können jede Niederlassung zuweisen.
✔ Neue Entitäten erben automatisch die Niederlassung(en) ihres Erstellers.

• Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter der Niederlassung „Italien“ ein neues Gerät erstellt, wird das Gerät automatisch der Niederlassung „Italien“ zugewiesen.

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Synchronisation von Niederlassungen

Wenn Kunden, Geräte und Codes verschiedenen Niederlassungen zugewiesen sind, können Dateninkonsistenzenentstehen. Um dies zu vermeiden, synchronisiert das System automatisch die Niederlassungen, wenn Entitäten miteinander verknüpft werden.

Hierarchie für die Synchronisation:
Kunde → Gerät → Code

Beispiele für das Synchronisationsverhalten

• Eine Niederlassung wird zu einem Kunden hinzugefügt/entfernt:
  Alle verknüpften Geräte und Codes erben die neue Konfiguration, vorherige Einstellungen werden überschrieben.

• Ein Gerät wird einem neuen Kunden zugeordnet:
  Das Gerät und sein verknüpfter Code erben die Niederlassungseinstellungen des Kunden.

• Ein Gerät und ein Kunde werden entkoppelt:
  Das Gerät und der Code behalten ihre aktuelle Niederlassungseinstellung.

• Eine Niederlassung wird zu einem Gerät hinzugefügt/entfernt:
  Der verknüpfte Code erbt die neue Konfiguration.
  Die Einstellung des Kunden bleibt unverändert.

• Eine Niederlassung wird zu einem Code hinzugefügt/entfernt:
  Keine Änderungen an verknüpften Geräten oder Kunden.

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Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern

Ziele:

✔ Externe Nutzer können Servicefälle bearbeiten.
✔ Externe Nutzer haben keinen Zugriff auf interne Unternehmensdaten.
✔ Servicefälle können von externen Dienstleistern an interne Mitarbeiter übergeben werden.

Schritte zur Implementierung

1. Folgen Sie den Schritten zur „Strikten Niederlassungs-Isolation“.
2. Erstellen Sie eine eigene Niederlassung für externe Nutzer. (Bild)
   • Tipp: Benennen Sie die Niederlassung nach dem externen Unternehmen.
3. Neue Mitarbeiter erstellen und der Niederlassung für externe Nutzer zuweisen. (Artikel)

❗ Wichtig:
- Mitarbeiter müssen vor dem Versand der Einladung korrekt zugewiesen sein. (Bild)
- Mindestens ein externer Nutzer sollte ein Moderator sein, um Servicefälle weiterleiten zu können. (Bild)

4. Internen Ansprechpartner bestimmen, der Servicefälle übernimmt, und diesen Mitarbeiter zur Niederlassung für externe Nutzer hinzufügen. (Bild)
5. Relevante Geräte auswählen und die externe Niederlassung hinzufügen, damit externe Nutzer darauf zugreifen können.
6. Fertig! Externe Nutzer können nun zu Flottenmanagement Gruppen oder Meta Teams hinzugefügt werden.  (Bild) (Bild)

So funktioniert es für externe Nutzer

• Externe Nutzer erhalten Serviceanfragen, sobald neue Fälle für Geräte in ihrem Zuständigkeitsbereich entstehen.
• Externe Nutzer können Anfragen bearbeiten oder an interne Mitarbeiter weiterleiten: Ein Moderator aus dem externen Team muss einen internen Mitarbeiter aus der Flottenmanagement-Liste auswählen und ihm den Servicefall zuweisen. (Bild)

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Gut zu wissen

• Mitarbeiter, Templates, Geräte, Kunden und Codes können einer oder mehreren Niederlassungen zugewiesen werden.
• Neue Entitäten erben die Niederlassungen ihres Erstellers.
• Strikte Niederlassungs-Isolation wird empfohlen, wenn externe Dienstleister in die Plattform integriert werden.
• Synchronisationsregeln sorgen für konsistente Niederlassungszuweisungen.
• Mitarbeiter ohne Niederlassungszuweisung haben immer vollen Zugriff auf alle Daten.